Guide d’utilisation

I – Établissement

Après la connexion, vous arrivez sur le tableau de bord : effectifs, paiements, activité récente et progression de la configuration. Le menu de gauche suit l’ordre de travail : Scolarité, Personnel, Finances, Informations.

Chaque étape ci-dessous s’appuie sur les précédentes. En les suivant dans l’ordre, vous n’aurez rien à reprendre.

Étape 1 Année académique et périodes

1. Ouvrez Années académique.
2. Renseignez le libellé (ex. 2026-2027) et la date de début ; la date de fin est calculée à un an.
3. Une seule année est active à la fois. En fin d’année, Zaame propose de créer la suivante et de reconvertir automatiquement vos élèves.

Les périodes (trimestres ou semestres) de l’année servent aux bulletins : une évaluation compte dans la période qui contient sa date de début. Si la page Bulletins de notes indique qu’aucune période n’est définie, contactez le support.

Étape 2 Bâtiments et salles

1. Si votre établissement compte plusieurs bâtiments, créez-les dans Batiments.
2. Ajoutez ensuite vos Salles (nom, capacité, bâtiment).
3. Une salle peut être attribuée à une classe, et apparaît dans les emplois du temps.

Étape 3 Cycles scolaires

1. Ouvrez Cycles scolaires et cliquez sur Ajouter un cycle.
2. Donnez son nom (Préscolaire, Primaire, Collège, Lycée…) et cochez les classes qui en font partie. Une classe n’appartient qu’à un seul cycle.
3. Le cycle détermine le modèle de bulletin et les réglages de matières de ses classes.

Étape 4 Matières et notation par niveau

1. Dans Matières, créez une seule matière par discipline pour tout l’établissement (un seul « Mathématiques »), avec son barème par défaut et son coefficient.
2. Si la notation change selon le niveau, cliquez sur « Régler par niveau » sur la carte de la matière.
3. Réglez alors le barème et le coefficient par cycle (par exemple sur 10 au primaire, sur 20 avec un coefficient 3 au collège), et au besoin une exception pour une classe. La colonne « Appliqué » montre le résultat.

Les notes déjà saisies gardent le barème en vigueur lors de leur saisie : passer de /10 à /20 ne change pas leur valeur.

Étape 5 Classes

1. Ouvrez Classes puis Ajouter.
2. Indiquez le nom (ex. 3e C), le cycle, la salle si besoin, et cochez les matières enseignées dans la classe.
3. Chaque carte de classe rappelle son cycle et son effectif.

Étape 6 Professeurs

1. Dans Professeurs, cliquez sur Ajouter et remplissez la fiche (les champs obligatoires portent un astérisque *).
2. Associez-lui ses matières et ses classes.
3. Ces liens déterminent ce qu’il voit, les créneaux qui lui sont proposés dans l’emploi du temps, et le nom imprimé sous la matière sur les bulletins.

Étape 7 Élèves et parents

Trois méthodes permettent d’ajouter des élèves :

1. Formulaire : dans Etudiants, cliquez sur Ajouter et remplissez la fiche. Vous pouvez créer le compte du parent en même temps.
2. Fichier Excel : cliquez sur Importer et suivez les instructions (XLSX, ODS ou CSV).
3. Lien d’inscription : cliquez sur Lien d’inscription, nommez-le, enregistrez et transmettez-le aux familles. Chaque demande arrive dans Inscriptions en attente, où vous la vérifiez, la validez ou la rejetez.

Ajoutez ensuite les Parents d’Elèves et rattachez-les à leurs enfants : ils suivront notes, bulletins, devoirs et paiements depuis leur espace.

Étape 8 Identifiants des comptes

Après l’enregistrement d’un élève, d’un professeur, d’un parent ou d’un membre de l’équipe, ouvrez son compte utilisateur (icône en bout de ligne) pour retrouver son identifiant à lui transmettre. Les mots de passe ne sont pas conservés en clair : utilisez « Régénérer le mot de passe » pour en créer un nouveau et le communiquer.

Pour l’Équipe administrative, cochez en bas du formulaire les permissions du membre : cocher « Étudiants » lui donne la gestion des élèves, une case vide interdit l’accès à la section.

Étape 9 Emploi du temps

Avant de commencer : la classe, ses matières et les professeurs (avec leurs matières et leurs classes) doivent exister.

1. Dans Emplois du temps, cliquez sur Ajouter.
2. Indiquez la période couverte, puis choisissez la classe. Seules les classes sans emploi du temps sont proposées.
3. Ajoutez un créneau par cours : jour, heure de début et de fin, matière et professeur. Seules les matières de la classe sont proposées, puis les professeurs de cette matière qui ont la classe. Deux créneaux d’un même jour ne peuvent pas se chevaucher.
4. Enregistrez : les séances sont créées automatiquement avec les élèves de l’année en cours.

Étape 10 Cours et séances

Les séances issues de l’emploi du temps apparaissent dans Cours. En ouvrant une séance, vous accédez à l’onglet Étudiants (avec la dernière note et l’assiduité de chacun), aux devoirs de classe, au matériel pédagogique, à l’appel et au cours en direct.

Étape 11 Réglages des bulletins

1. Ouvrez Bulletins de notes → Réglages.
2. Modèle de l’établissement : cliquez sur « Configurer » et partez d’un préréglage (primaire sur 10 avec rangs, ou collège / lycée sur 20 avec coefficients).
3. Modèles par cycle : « Personnaliser » applique d’autres règles à un cycle. Le résumé de chaque carte indique les règles appliquées.
4. Réglez au besoin les groupes de matières (Français, Sciences…) et l’ordre des matières sur le bulletin.

Dans le modèle, vous choisissez notamment :

• la moyenne générale : pondérée par les coefficients, moyenne simple des matières, ou moyenne des groupes ;
• la note de chaque matière quand des devoirs sont liés : moitié devoirs / moitié composition, ou toutes les notes comptant pareil ;
• les colonnes : détail des devoirs, moyenne des devoirs, professeur, coefficients et points, rangs, statistiques ;
• la moyenne et le rang annuels sur le bulletin de la dernière période ;
• les appréciations automatiques et le seuil d’admission.

Étape 12 Évaluation et saisie des notes

1. Dans Bulletins de notes → Evaluations, cliquez sur Nouvelle évaluation : nom (ex. Composition du 1er trimestre), dates et classes concernées. La date de début rattache l’évaluation à sa période.
2. Ouvrez l’évaluation avec Accéder : filtrez par élève, classe, matière ou état de la saisie.
3. Saisissez les notes, ou laissez les professeurs le faire. Les décimales sont acceptées (7,5) et chaque note est contrôlée sur le barème de la matière pour la classe.
4. Laissez vide une matière non évaluée : elle s’affiche « NE » et ne compte pas dans la moyenne, alors qu’un 0 compterait.

Étape 13 Devoirs liés à l’évaluation

1. Les professeurs créent leurs devoirs depuis la séance ou l’onglet Devoirs de classe, puis les notent.
2. Depuis l’évaluation, ouvrez « Gérer les devoirs liés » et liez les devoirs du trimestre qui doivent compter.
3. La note de la matière combine alors la composition et ces devoirs, selon la règle du modèle de bulletin.

Étape 14 Bulletins et publication

1. Ouvrez Bulletins de notes → Bulletins de période, choisissez la classe et la période, puis cliquez sur Afficher.
2. Le tableau classe les élèves : moyenne, rang, appréciation et observation.
3. L’œil ouvre le bulletin d’un élève tel qu’il sera imprimé ; l’icône d’impression en produit le PDF, et « Imprimer toute la classe » génère un bulletin par page.
4. Vérifiez, puis cliquez sur « Publier les bulletins » : élèves et parents les consultent dans « Mes bulletins » et reçoivent une notification.
5. Un bulletin publié est figé. Après une correction, un avertissement invite à republier ; « Retirer la publication » le cache aux familles.

Étape 15 Fin d’année : relevé annuel et rattrapage

1. Choisissez « Relevé annuel » dans la liste des périodes : une colonne par période, la moyenne de chaque matière sur l’année et la moyenne annuelle.
2. Réglez le poids des périodes si les trimestres ne comptent pas pareil (1 partout, ou 1, 2, 2 par exemple).
3. Ouvrez Rattrapage : les élèves non admis sur la moyenne annuelle sont listés. Saisissez leur moyenne de rattrapage ; la décision est proposée selon le seuil d’admission, et reste modifiable.
4. Republiez le bulletin de la dernière période pour que les familles voient la décision.

Étape 16 Finances, communication et informations

• Comptabilité : Zaame reprend les frais mensuels indiqués à l’inscription de chaque élève. Vous suivez les paiements mois par mois, enregistrez un règlement et imprimez le reçu.
• Paiement en ligne : configurez votre prestataire (carte bancaire ou Mobile Money selon le pays) pour que les parents paient depuis leur espace. Les fonds arrivent directement sur votre compte.
• Rapports financiers : vue d’ensemble des encaissements de l’année.
• Messagerie, demandes et évènements : échangez avec les familles et le personnel, traitez les demandes reçues, publiez vos évènements.
• Informations Générales : nom et statut de l’établissement, responsable, coordonnées, présentation, logo et signature qui apparaissent sur les documents et les bulletins.